辻様からのメールを拝見し、問題点が記載されていますが、INVOICEは全
て日本人の方のようですがサインされています。
そういう意味では、一応チェックをされているわけですね。
何か、全てタイ人スタッフに原因があるように記載されていますが。
どうも理解できかねます。
今回の6月INVOICEの間違えだけで無く、5月も大きく違っておりました。
担当者変更による間違えというのは貴社だけで無く、お互いに有りえる事
事ですから、細心の注意が必要です。
そういう意味では、5月のINVOICEの件もありましたので、十分注意して
頂きたかったと、感じています。
一番の対策としましては、仕事のスキームを理解している人、辻様が必ず
INVOICEをチェックしていただくことではないでしょうか。
今後につきましては、
①その都度INVOICEをPDFで弊社作林宛に辻様から直接送信し、辻様と作
林の双方で確認作業をして頂き、その確認作業終了後、送付して下さい。
②但し、それでも双方忙しい時は間違いも起きる可能性もありますので、
〆の期間1ヶ月の間で、中間時点で前半の分を郵送し、その時点でお互
いに再確認をするようにして下さい。
③〆日前の最終納品日時点で、その日以降〆日迄の変更について双方で確
認し合って下さい。
②につきましては以前、辻様に私から直接依頼していましたが、今回作林
に念の為確認しましたところ、実施されていないようです。
この点は厳守願います。この要請をしたのはやはり間違いがあり、また国
内郵便事情も鑑み、お願いした事です。
現在、諸事情により、変更が多いのも確かです。しかし弊社もなるべく速
やかに変更のP/Oを発行し、メール後、作林から直接辻様宛にTEL連絡も
しているはずです。本来であれば、貴社からその都度事前確認があるのが
商道徳上、本筋だとも思いますが。
NISSINから納入された製品を、SMMT様にて弊社が受入れ確認中に不具合を
発見し、その場で持ち帰させることもありました。
当日になってNISSIN様の工場内部の事情、停電,垂直搬送機の故障,または、
直前まで作業遅れを隠し、納入が全くできないという実例もありました。
通常の流れの中でも変化はあります。
ですから、必ず納品の状況を確認してから、売上計上するのです。これが
商売上の最低限のルールです。また、売上計上基準,受注計上基準は何かと
いう事も非常に大事であり、税務上も会社の重要な事項で、各社基準があ
るはずです。特に貴社は上場企業ですから、日本であろうが、海外法人で
あろうが連結対象のはずですから、監査法人からも、この点は厳しくチェ
ックされているはずです。
その点からも、協力要請があったP/Oの先行発行をお断りした事もありま
した。(その時に、後で変更があると困ると言われ事情をお聞きし断りま
した事を覚えてられますね)
また、5月の伝票の問題の際に、これでは先行のP/Oは発行できない。今
後は翌月分だけにするとお話をしました。上記の様に変更はあります。そ
れが貴社内部で反映されずに、INVOICEが先行で発行され郵送されてきたか
らです。
弊社は経理担当者が1名しかおりませんので、何回も連続して間違えてい
ると、経理担当者も経理処理が大変になります。勿論、営業サイドも後向
きの仕事が増え、無駄な時間がかかります。
この様な事情も考慮して頂き、お互いに連携を取ってミスを防ぎ、効率良
く仕事をして行きましょう。
特に、貴社からは現在管理料が1%しかないと言われます。確かに、価格
協力をお願いしていますが、NISSIN様にも協力して頂き、当然弊社もお客
様に対して協力しておりますが、伝票の事で、続けて大きな問題が発生し
ている原因はどこにあるのかお考え下さい。
1%しかないと言われ続けられている、こちらも心外です。
お互いに、こんなやり取りを何回もしていることは無駄です。こんな事が
発生しなければ1%しかないと言われ続けることも無いかと思います。
今後、少しでもミスを無くす為に、上記、依頼事項につきましてご検討い
ただき、可能なのか。または、貴社システム上無理なのか、無理であれば
理由も記載して頂き、返信をお願いします。